Ich habe in etwa 45.693* Bücher über Zeitmanagement gelesen und darüber, wie man Dinge geregelt kriegt. Doch die meisten Tipps haben nicht funktioniert. Das liegt nicht daran, dass diese Bücher schlecht waren, sondern dass mir zum einen ein tieferes Verständnis gefehlt hatte und zum anderen viele dieser Ideen aus einer Zeit stammen, in der Menschen mit weniger Ablenkung zu kämpfen hatten als im Jahre 2016.

*grobe Schätzung

Ein großes Problem, vor dem wir heute im Hinblick auf Zeitmanagement stehen ist Multitasking und ständige Störquellen wie Facebook und Whatsapp.

Darunter leidet unsere Selbstdisziplin. Gleichzeitig sind die Anforderungen, die die Umgebung an uns stellt so hoch, dass wir kaum noch Möglichkeit haben unsere Konzentration und Aufmerksamkeit wirklich zu 100% auf das zu richten, was wir gerade erledigen möchten. Wenn jemand 3 Stunden nicht bei Whatsapp online ist oder eine Facebooknachricht nicht am selben Tag gelesen wird, wird diese Person oftmals schon für tot erklärt.

Fuck Multitasking: Instantmessanger stammen direkt aus der Prokrastinationshölle

Das steht aber im krassen Widerspruch zu allem, was wir heute über das effiziente Arbeiten wissen. Multitasking ist nicht effizient! Social Media und Instantmessanger stammen direkt aus der Prokrastinationshölle.

Ich möchte euch daher heute drei Dinge an die Hand geben, die mir dabei geholfen haben meine Produktivität wirklich zu steigern, nachdem ich sie durch jahrelanges exzessives Nutzen von Social Media zerstört hatte.

Wie funktioniert Zeitmanagement und wieso funktioniert es nicht?

In den meisten Büchern über Zeitmanagement lernt man, wie man seine Zeit einteilt. Das ist relativ einfach. Man macht einen Stundenplan und trägt dort die Uhrzeit ein und die Aktivitäten, die man plant. Das ist aber leider nur die halbe Wahrheit. Denn wenn wir über Zeitmanagement sprechen, dann vermitteln uns diese Bücher, Methoden und Werkzeuge um „Uhrzeit“ zu managen.

Wir unterteilen mit der Uhr unseren Tag in 24 Stunden á 60 Minuten. Doch diese kalte mechanische Zeiteinteilung steht im krassen Gegensatz zu dem, wie wir als Menschen Zeit empfinden. Denn unsere innere Uhr funktioniert stärker nach „Ereigniszeit“, statt nach Uhrzeit. Dadurch, dass wir bestimmte Dinge immer zur gleichen Uhrzeit machen, synchronisieren wir unsere innere Uhr mit der äußeren Uhr. Doch das benötigt ebenfalls Zeit und ist durch äußere Einflusse störungsanfällig.

Diese Information ist sehr wichtig, denn sie wird meistens übersehen, wenn wir uns daran setzen unseren Tag zu planen. Wir setzen uns hin, schreiben auf, dass wir Morgens Sport machen, mittags einkaufen, frisch kochen, abends zwei Stunden lesen usw. Wir planen unseren Tag bis in die letzte Minute. 16 Stunden wach sein und 8 Stunden schlafen.

Disziplin reicht nicht

So einen Zeitplan zu erstellen ist keine anspruchsvolle Aufgabe. Jeder kann es. Doch nur die wenigsten Menschen können sich daran halten. Natürlich kann ich mich hinsetzen und mir aufschreiben, dass ich jeden Tag eine Stunde früher aufstehe und noch zum Sport gehe vor der Arbeit. Doch die Frage ist, ob ich es durchziehe? Ich kann mir Zeit „einplanen“ um jeden Abend noch vier Stunden zu lernen, anstatt Facebook zu machen. Aber vermutlich werde ich so einen krassen „Zeitplan“ nicht lange durchziehen. Nach einer Woche gebe ich auf, falle wieder in alte Gewohnheiten oder bekomme irgendwann ein Burnout. Sich einfach nur mit bloßer Disziplin zu zwingen Dinge einzuhalten, wenn es sich scheiße anfühlt, kann auf dauer nicht gesund sein.

Für mich sind zwei Sachen wirklich wichtig geworden, wenn es darum geht Aufgaben zu erledigen: Momentum und Fokus.

Tipp 1 – Momentum: Gewohnheiten statt Disziplin

Momentum bedeutet, dass man Aufgaben zu Gewohnheiten macht. Durch tägliches Wiederholen (bestenfalls zu festen Zeiten, Ereigniszeit ist hier der Schlüssel, Uhrzeit ist nur sekundär) schafft man Gewohnheiten. Der Druck den Gewohnheiten nachzugehen, wird nach einiger Zeit so stark, dass man gar keine Disziplin mehr benötigt. Man muss sich nicht „zwingen“ diese Sachen zu machen.

Doch viel wichtiger als die passende Uhrzeit für Gewohnheiten auszuwählen ist es die richtige Ereigniszeit auszuwählen, denn dann ist unser Rhythmus nicht dafür anfällig, dass mal etwas dazwischen kommt.

„Ereigniszeit“ bedeutet „nach dem Abendessen“ oder „vor dem zu Bett gehen“ oder „direkt nach dem Aufstehen“. Das sind die zeitlichen Anker, die viel stärker sind als „16:30 Uhr“.

Ich kann mir also angewöhnen morgens auf dem Weg zur Arbeit in der U-Bahn meine Vokabeln zu lernen oder ein Buch zu lesen. Irgendwann wird dieser Druck so groß, dass ich ganz selbstverständlich die 15 Minuten Fahrt dazu nutze um etwas sinnvolles zu machen, das ich ganz natürlich in meinen Tagesablauf integriert habe.

Tipp 2 – Multitasking ausschalten: Fokus

Fokus bedeutet, dass man seine gesamte Aufmerksamkeit auf eine Sache richtet und 100% gibt, bis diese Aufgabe erledigt ist. Keine Ablenkungen.

Zugegeben, das ist für mich immer das Schwerste. Ich lasse mich so schnell durch Facebook ablenken. Ich nutze Whatsapp exzessiv.

Ende 2015 habe ich für über 3.000 Euro Bücher gekauft und mir vorgenommen im Jahr 2016 weniger zu arbeiten und mehr zu lesen. Ich fahre rund 20 Stunden in der Woche im ICE in der ersten Klasse, eine ideale Leseumgebung. Doch ich habe es tatsächlich nicht geschafft. Ich hatte mein Macbook schon gar nicht mehr mitgenommen, weil ich mir dachte: „Dann kannst du ja nur lesen“ – aber falsch gedacht. Ich hatte ja noch mein Handy dabei. Und sobald ich im Zug saß, gab es für mich ein Ritual (hier sieht man wieder die Kraft der Ereigniszeit!): Rückenlehne nach hinten, Füße auf die Fußleisten aufstüzen, Handy einstecken und Whatsapp an. Dann habe ich ewig viel Zeit in Whatsappgruppen und auf Facebook verbracht. Am Ende der Fahrt habe ich mich schlecht gefühlt.

Ich will damit nicht sagen, dass es falsch wäre seine Zeit so zu verbringen. Ich pflege auf diesem Weg unheimlich viele soziale Kontakte, mache Dates aus, lerne Menschen kennen, die mich später weiterbringen, arbeite, an meinem Image usw.

Doch das Ding ist einfach: In der Regel sitze ich bei drei Stunden Fahrt nicht gebannt 3 Stunden vor meinem Handy und genieße die Zeit wirklich. Ich habe ein paar coole Unterhaltungen, doch die restliche Zeit scrolle ich gelangweilt durch Facebook, warte darauf, wann die Leute mir wieder antworten oder whatever. Ich hätte auch zwei Stunden lesen können und insgesamt eine Stunde für Unterhaltungen aufbringen können, die mich wirklich weiterbringen oder die ich genieße. Doch der Suchtfaktor von Whatsapp und Facebook waren einfach zu groß.

Dann habe ich Forest entdeckt. Das ist eine App, in der ein virtueller Baum gepflanzt wird. Man stellt vorher einen Timer ein. Zum Beispiel 30 Minuten und darf dann diese App 30 Minuten nicht verlassen, während der Baum wächst. Sonst geht er kaputt. Am Ende hat man einen virtuellen Wald. Nur eine kleine Spielerei, doch für mich reichen diese Visualisierung und der daraus entstehende Anreiz, um mein Handy wirklich so lange aus der Hand zu legen, bis der Timer abgelaufen ist.

In dieser Zeit tracke ich mit aTimelogger 2 meine Aktivitäten. Zum Beispiel Lesen oder Arbeiten. Diese App ist super, weil sie mir Statistiken über meine Zeit liefert. Ich weiß so zum Beispiel, dass ich in der vergangenen Woche 12 Stunden gelesen habe. Gleichzeitig mache ich mir Notizen, wie viele Seiten ich gelesen habe.

atimetlogger forest forest app

Seit ich auf Forest und aTimeLogger2 umgestiegen bin, lese ich in der Woche fast 800 Seiten. Das ist unheimlich viel. Und das alles nur in Zeit, die ich sonst vermutlich mit Whatsapp oder Facebook verbracht habe. Ich versuche, mir selbst die Gewohnheit anzueigenen, jeden Tag mindestens 2 Stunden zu lesen. Dazu setze ich mir in aTimeLogger2 Ziele. Die App benachrichtigt mich dann darüber, wenn ich mein Ziel erreicht habe. Gleichzeitig kann ich mit der App aber auch Aktivitäten begrenzen. Ich kann also das Ziel setzen „2 Stunden Fernsehen pro Woche“ und habe so meinen Fernsehkonsum im Blick. Oder ich setze Begrenzungen je Aktivitätsintervall. „Nicht länger als 30 Minuten am Stück arbeiten“, dann erinnert mich die App daran, dass ich nach 30 Minuten eine Pause machen soll um etwas zu trinken oder kurz meine Mails zu checken.

Tipp 3 – Kurze Sprints und Training an der Belastungsgrenze: Pomodoro Methode

Die Pomodoro Methode ist wohl das bekannteste Effektivitätskonzept. Sie besagt, dass man 25 Minuten fokussiert arbeiten soll. Dann 5 Minuten Pause und dann noch einmal 25 Minuten Fokussiert. Nach drei Arbeitsphasen macht man eine längere Pause von 15 Minuten.

Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht. Wer allerdings wirklich Probleme mit Prokrastination hat, dem empfehle ich eine Schocktherapie. Zwingt euch, nicht 25 Minuten zu arbeiten, sondern macht zwischendurch mal eine Hardcore Phase von 60 Minuten oder 120 Minuten. Beginnt mit kurzen und intensiven Belastungsphasen und steigert sie mit der Zeit.

Am Mac arbeite ich zum Beispiel mit Flowstate. Das ist ein großartiges Programm, um zu schreiben. Flowstate ist das Arschloch unter den Schreibprogrammen. Ich stelle vorher einen Timer und wenn ich länger als 5 Sekunden nichts tippe, löscht er den Text. Gespeichert wird der Text erst, wenn ich bis zum Ablaufen des Timers durchgeschrieben habe.

Da kommt ne Menge Bullshit raus. Aber es funktioniert super. Denn ich habe einfach keine Zeit um zwischendurch auf Facebook oder an mein Handy zu gehen. Ich MUSS 30 Minuten durchschreiben. Natürlich ist der Text dann nicht super, aber er ist erst einmal geschrieben.

Angefangen habe ich mit 5 Minuten Intervallen. Das klappte, doch ich fand schnell raus, dass es für mich nach der Pause dann wieder schwierig war reinzukommen. Inzwischen geisle ich mich mit diesem Schreibprogramm richtig hart. 30 Minuten durchtippen sind normal geworden. Doch ich reize die Belastungsgrenze immer weiter aus. Schreibe mal 60 Minuten durch oder benutze beim Lesen Forest für ganze 120 Minuten.

Natürlich nimmt die Konzentration dabei ab. Natürlich sind Texte, die ich in einem 60 Minuten Intervall geschrieben habe nicht so gut wie Texte, die ich in 2×30 Minuten oder 4×15 Minuten geschrieben habe. Aber diese Belastungsproben haben einen nachhaltigen Effekt. Wenn ich mich ab und zu an meine Grenzen begebe und 120 Minuten konzentriert arbeite, ist meine übrige Arbeit in den 30 Minuten Intervallen viel, viel, viel besser.

Mein bester Tipp: Zeit richtig einschätzen

 

Ich möchte euch daher abschließend den besten Tipp geben, den ich gerade habe. Er basiert auf den Erfahrungen, die ich in den letzten Wochen gemacht habe. Wochen, in denen ich meine Produktivität noch mal richtig geboosted habe. Er lautet: Lernt einzuschätzen, wie viel Zeit ihr für Aufgaben benötigt.

Klingt einfach und überflüssig? Ist es aber nicht! Ich sage euch: ich habe mich IMMER verschätzt. Meistens habe ich eingeschätzt, ich würde weniger Zeit für Aktivitäten benötigen. Habe dann drei Mal länger gebraucht oder am Ende kurz vor dem Ziel frustriert aufgegeben. Seit ich realistisch einschätzen kann, wie viel Zeit ich für Sachen benötige, ist meine Produktivität durch die Decke gegangen.

Motivationsprobleme stammen meistens aus einem Mangel an Selbstvertrauen. Wir glauben einfach nicht daran, dass wir die Aufgabe bewältigen können, daher fangen wir gar nicht erst an. So geht es vielen Autoren beim Schreiben. Robert McKee hatte in seinem Buch »Story – die Kunst des Drehbuchschreibens« etwas erklärt, das meine Weltsicht verändert hat. Er sagte, dass es keine »Schreibblockaden« gibt. Wenn ein Autor eine Schreibblockade hat, hat er einfach nicht genug recherchiert. Das Ziel ist nicht klar, daher die Blockade. Wenn er genug recherchiert hat, sprudelt es aus ihm heraus.

Das kann ich im Hinblick auf Motivationsprobleme und Arbeitsblockaden genau so unterstreichen. Arbeitsblockaden kommen daher, dass ihr euer Ziel nicht klar vor Augen habt. Ihr könnt nicht anfangen den Berg zu besteigen, wenn ihr ihr vor lauter Nebel nicht seht. Oder wie einst Seneca sagte: »Für ein Schiff, das seinen Hafen nicht kennt, weht kein Wind richtig«

Dieses Problem wird noch einmal dadurch gesteigert, dass man einfach nicht richtig einschätzen kann, wie lange man für Dinge braucht. Zieht sich eine Aufgabe länger, als man anfangs geschätzt hatte, so wird man schnell demotiviert und zweifelt an sich. Man bekommt innerlich Angst, dass man sie nicht bewältigen kann und um unser Ego zu schützen, reagiert unser Gehirn mit Lustlosigkeit und Langeweile. Seit ich weiß, wie lange ich für Dinge brauche hat meine Motivation extrem zugenommen.

Ich WEISS inzwischen wie viele Seiten ich in einer Stunde lese. Ich kann, mit einer Abweichung von 10%, einschätzen, wie viele Stunden ich an einem Buch lesen werde. Das ist GOLD wert. Ich weiß auch wie viele Wörter ich, in welchen Intervallen, schreiben kann, wie lange ich für Recherchen in bestimmten Themen benötigt usw.

Das verleiht mir – im Hinblick auf meine Zeitstrategien – ein enormes Selbstbewusstsein und gibt mir die Macht meinen Zeitplan wirklich so zu strukturieren, dass Dinge FERTIG werden.

Und diese „Sachen fertig machen“-Spirale ist das Beste, was ihr für eure Motivation tun könnt. Denn dann braucht ihr keine raue Disziplin mehr. Ihr habt die Gewissheit, dass ihr Sachen machen könnt. Der „Berg“ ist nicht mehr unbezwingbar, so dass man durch Angst vor dem Scheitern in ein Motivationsloch fällt. Erst wenn ihr wirklich auf einer tieferen Ebene verstanden habt, wie lange Dinge realistisch dauern, könnt ihr sinnvolle Etappenziele setzen und diese auch erreichen.

Hier noch einmal die vorgestellten Apps:

  • Forest
  • aTimelogger
  • Flowstate
Sam
 

Ich bin Sam, 27, Reisender und zur Zeit "obdachlos auf ganz hohem Niveau". Ich habe mal sehr viel Geld mit eBooks verdient, bis Amazon es mir verboten hat.